دورکاری سه درس و پنج نکته

اعتمادآنلاین| چرا این فایل باز نمیشه؟، محمد چرا آنلاین نیست؟، شما امروز چند ساعت کار کردی؟، تصویرت خرابه، وی‌پی‌ان نداشتم، فونت این فایل که تلگرام کردی خرابه PDF بفرست، من واتس‌اپ زنگ زدم برنداشتی، بازدهی‌تون پایین آمده از شنبه بیایید سرکار. این‌ جملات و صدها جمله نظیر این مکالمات را بسیاری از ما در روزهای قرنطینه و دورکاری فراوان شنیده‌ایم که همه نشان‌دهنده معضلات یا دست‌کم اصطکاک‌های نامتعارفی است که یا در فضای کار حضوری نمی‌شنیده‌ایم یا ردوبدل شدن چنین جملاتی را در محل‌کار، بخشی روزمره از گفت‌وگوهای جاری می‌دانسته‌ایم و چندان برای‌مان عجیب یا نامتعارف نبوده است. دورکاری مزیت‌های زیادی دارد.

منابع‌کمتری از سازمان اشغال می‌کند، نیروی کار آسایش بیشتری دارد چون در شهری مثل تهران لازم نیست هزینه‌ای قابل توجه و روزی دو سه ساعت را صرف رفت‌وآمد، کند. محیط راحت و صمیمی خانه می‌تواند بازدهی ذهنی و روحیه فرد را بهبود دهد. اما... اما این یادداشت در دفاع یا ذکر مزایای دورکاری نیست، دورکاری حتما معایبی نیز دارد هرچند این یادداشت در مورد معایب دورکاری نیز نیست. این یادداشت به اختصار و در پنج نکته فرایند پیاده‌سازی و انجام یک دورکاری سازنده را در تیم‌ها و سازمان‌ها تشریح می‌کند. اما پیش از بیان نکات دورکاری این تجربه را بازگو کنم که سال‌ها تجربه دورکاری و تعامل با تیم‌های مختلف داخل و خارج از کشور و انجام روندهای مستمر کاری و پروژه‌های گوناگون سه درس مهم به من داد:

درس نخست: به تقریب با هر فردی جدا از شخصیت، پیشینه حرفه‌ای و تخصص او می‌توان دورکاری کرد.

درس دوم: به تقریب هر پروژه‌ای را در ابعاد مختلف می‌توان برای تیم‌های غیرمتمرکز یا دورکار تعریف کرد. از درست کردن یک وب‌سایت تا ساخت هواپیماهای غول‌پیکر ده‌ها سال است مثال‌های موفقی از عملکرد تیم‌های غیرمتمرکز و دورکار تجربه شده است. بعضی از پروژه‌هایی که خود درگیر آنها بوده‌ام دارای تیمی در چند کشور با چند زبان مختلف بوده‌اند اما با تدابیر لازم تعریف و مدیریت پروژه‌های پیچیده اغلب اوقات ممکن است.

درس سوم: بدون پروتکل‌ها، شیوه‌نامه‌ها، استانداردسازی‌ها و پلتفرم‌های مناسب ارتباطی و بدون تعریف فرایندهایی که برای دورکاری طراحی شده‌اند، هر پروژه‌ای هرچند آسان و کوچک، شکست می‌خورد یا به نتایج مطلوب نمی‌رسد.

درس سوم و نتایج آن در میدان تجربه، کاربردی‌ترین موضوع است که در پنج نکته زیر به آن می‌پردازم.

نکته اول: پروتکل و شیوه‌نامه‌های درست و متناسبی برای ارتباطات تیم و اشتراک‌گذاری محتوا و داده‌های دیجیتال تعریف کنید. حتی فرمت‌های متن یا عکس در اشتراک‌گذاری فایل‌ها تا جزییاتی نظیر نوع فونت، نوع فرمت فایل، نحوه و ابزار اشتراک‌گذاری تعریف کنید. نباید متنی که به اشتراک گذاشته می‌شود به‌صورت عکس ارسال شود یا فایل را یک‌بار ایمیل کنید و یک‌بار تلگرام.

این شیوه‌نامه‌ها را مکتوب در اختیار تیم قرار دهید و مطابق نیاز، روزآمد کنید.

نکته دو: تقسیم وظایف و تعریف و اعطای وظایف را برای دورکاری از نو بررسی و بازتعریف کنید. شیوه کار حضوری با دورکاری متفاوت است و لازم است در شرح وظایف مستمر یا مقطعی اعضای تیم بازنگری شود و کارها برای دورکاری برنامه‌ریزی و تقسیم شوند.

نکته سوم: پلتفرم جامع ارتباطی بسازید. ما برای مدیریت هر تیم و پروژه‌ای به ابزارهای مختلفی نظیر ارتباطات، تقسیم وظایف، اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت مشتری یا مخاطب و ارباب رجوع، تقویم، برگزاری جلسات آنلاین و ارزیابی عملکرد نیاز داریم. دو مقوله استانداردسازی و یکپارچه‌سازی در این زمینه اهمیت زیادی دارند. یکپارچه‌سازی تمام این ابزارها با گرفتن مشورت از کارشناسان خبره هرچند امکان‌پذیر است اما گاهی مقرون به‌صرفه نیست.

در جایی که یکپارچه‌سازی جامع، پس از مطالعه دقیق نیازها امکان‌پذیر نیست یا پرهزینه است، استانداردسازی باید با نظم آهنین بررسی، معرفی و اعمال شود. مثلا تعریف کنید که تمام فایل‌ها در تیم شما باید با گوگل‌درایو و استفاده دقیق از امکانات آن به اشتراک گذاشته شود و کسی در پیوست‌های ایمیل یا تلگرام فایلی را به اشتراک نگذارد. حتی برای نام‌گذاری فایل‌ها شیوه‌نامه درست کنید. یا تعریف کنید تقویم، مدیریت ارتباط با مشتری و ابزار جلسه آنلاین استاندارد در تیم شما چیست. ممکن است اکنون انبوهی از جزییات در ذهن شما پدیدار شده باشد اما تمام این جزییات نظم‌پذیر است و ارزش وقت‌گذاشتن دارد.

نکته چهارم: ارزیابی عملکرد در دورکاری با دستگاه حضور و غیاب امکان‌پذیر نیست. اگر مدیری هستید که برای مدیریت به ساعت حضور و غیات و نرم‌افزار حقوق دستمزد متکی است، در دورکاری موفق نمی‌شوید و این ایراد دورکاری نیست، ایراد از خود شماست. برای ارزیابی عملکرد در جریان تولید شیوه نامه‌ها و استانداردسازی باید معیارهای سازگار با دورکاری را تعریف کنید.

نکته پنجم: تغییرات می‌آیند و شما یا با آن سازگار می‌شوید یا حذف خواهید شد. دورکاری آینده کار گروهی است. بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها نباید برای دورکاری منتظر کرونا می‌ماندند، کرونا هشدار روزگار بود که افراد و سازمان‌ها خودشان را تکان دهند و به استقبال آینده‌ای بروند که باید دیروز فرا می‌رسید. اگر شما تغییر نکنید رقبای چابک، هوشیار و کوشای شما از این امکان بهره خواهند جست.

منبع: روزنامه تعادل