مهارت های لازم برای منشی گری

آگهی‌های استخدام منشی را  می‌توان جزء محبوب‌ترین آگهی‌های استخدامی در کشور دانست. از دلایل این موضوع می‌توان به تنوع فرصت‌های استخدامی و امکان درآمدزایی سریع در این حرفه اشاره کرد. بااین‌حال برخی از کارجویان در جایگاه منشی، کمتر با اصول منشی گری مدرن و حرفه‌ای آشنایی دارند.

ازآنجایی‌که آشنایی با اصول منشی گری می‌تواند به کسب درآمد پایدار و استخدام شدن در شرکت‌های بزرگ و معتبر کمک نماید، آشنایی با این اصول و مهارت‌ها ضروری خواهد بود. در این مقاله ضمن معرفی برخی از مهم‌ترین وظایف منشی‌ها در شرکت‌های مختلف، فهرستی از مهارت‌های موردنیاز برای استخدام شدن در شغل منشی را ارائه خواهیم کرد.

معرفی شغل منشی

شغل منشی یکی از مشاغل ضروری در اغلب کسب‌وکارها است. معمولا کارفرمایان در شرکت‌های خصوصی برای مدیریت امور دفتری خود، اقدام به جذب و استخدام منشی یا مسئول دفتر می‌کنند. یک منشی یا مسئول دفتر، انجام طیف وسیعی از وظایف و مسئولیت‌های اداری و دفتری را بر عهده دارد. بااین‌حال معمولا این وظایف، اموری غیرتخصصی هستند.

نهادهای دولتی، مراکز مشاوره و شرکت‌های فعال در حوزه‌ صنایع غذایی، خودروسازی، صنعت ساختمان، صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، به استخدام منشی و مسئول دفتر نیاز دارند. همچنین کلینیک‌ها و مطب‌های پزشکی و دندان‌پزشکی با انتشار آگهی استخدام منشی مطب، به دنبال جذب و استخدام افراد آشنا به اصول منشی گری هستند. برای مشاهده موقعیت های شغلی منشی پاره وقت و تمام وقت به لینک زیر سری بزنید: https://karbord.io/jobs/secretary

معمولا کارجویان خانم دارای شانس بیشتری برای استخدام شدن در جایگاه منشی یا مسئول دفتر هستند. این در حالی است که در صورت آشنایی با اصول منشی گری، هر فردی می‌تواند در این فرصت شغلی به شکل حرفه‌ای مشغول به کار شود. در ادامه این مقاله، توضیحات بیشتری در رابطه با مهارت‌ها و شرایط موردنیاز برای فعالیت در شغل منشی‌گری ارائه خواهیم کرد.

شرح وظایف منشی

مجموعه وظایف و مسئولیت‌های شغلی در حرفه منشی‌گری، می‌تواند به ایجاد نظم و پیشبرد کارهای شرکت کمک فراوانی نماید. یکی از مهم‌ترین وظایف منشی یا مسئول دفتر، تنظیم جلسات اداری مدیریت با کارکنان مجموعه یا سایر افراد است.

ازآنجایی‌که معمولا مدیران شرکت‌ها زمان بسیار محدودی برای رسیدگی به امور مختلف دارند، تنظیم قرار ملاقات با کارکنان، شرکا و مشتریان، می‌تواند به انجام کارهای مدیریتی سرعت بخشد. درنتیجه یکی از اصول منشی گری، پیگیری امور دفتری و مدیریت زمان است. در بخش بعدی، توضیحات بیشتری در رابطه با مهارت‌های شغل منشی و مسئول دفتر ارائه خواهیم کرد.

از دیگر وظایف یک منشی، انجام امور دفتری و بایگانی نمودن اسناد و مدارک شرکت است. به شکلی که در مواقع لزوم، بتوان به‌سرعت به مدارک و اطلاعات موردنیاز مدیریت یا کارکنان شرکت دسترسی داشت. درنتیجه می‌توان نگهداری از تمام یا بخشی از اسناد و مدارک شرکت را در حوزه شغل منشی و مسئول دفتر دانست.

بااین‌حال مهم‌ترین وظیفه شغل منشی‌گری، دریافت و ارسال پیام‌های اداری از دفتر مدیریت به سایر بخش‌های شرکت است. به شکلی که کارمندان بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن، از نظرات و پیغام‌های مدیریت مطلع شوند.

یکی دیگر از وظایف منشی یا مسئول دفتر، تایپ نامه‌های اداری است. در حقیقت نامه‌نگاری یکی از فعالیت‌های مهم در شغل منشی‌گری است. یک منشی با تایپ یا ویرایش نامه‌های اداری، نامه‌های شرکت را برای ارسال به بخش‌های درون‌سازمانی یا نهادهای خارج از سازمان آماده می‌کند. همچنین ارسال یا دریافت ایمیل و فکس و کار با ماشین‌ها و تجهیزات اداری، از دیگر وظایف و مسئولیت‌های شغل منشی و مسئول دفتر است.

یکی دیگر از مسئولیت‌های بسیار مهمی که معمولا در آگهی‌های استخدامی مانند آگهی استخدام منشی مطب، مسئول دفتر، منشی اداری و منشی مدیرعامل به آن اشاره می‌شود، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی است. به شکلی که در برخی از موارد یک منشی یا مسئول دفتر ضمن انجام کارهای خود، هم‌زمان به تماس‌های تلفنی هم پاسخ می‌دهد.

آشنایی با مهارت‌ها و اصول منشی گری

از مهم‌ترین مهارت‌ها و شرایط برای فعالیت در شغل منشی، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سابقه کار مرتبط
• آشنایی به امور دفتری و اداری
• توانایی کار با کامپیوتر و مجموعه برنامه‌های آفیس
• روابط عمومی قوی
• توانایی کار با تجهیزات و ماشین‌های اداری
• آشنایی به زبان انگلیسی

بااین‌حال برای کسب موفقیت در شغل منشی‌گری و مسئول دفتر، بهتر است در رابطه با مفاهیم سازمانی اطلاعات کافی داشته باشید. برای آشنایی با اصول منشی‌ گری و مفاهیم مرتبط با سازمان‌ها و ادارات، می‌توانید به کتاب‌های موجود در این زمینه مراجعه کنید.

از دیگر موارد موردتوجه در اصول منشی گری مدرن و حرفه‌ای، توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. فراموش نکنید که در شغل منشی و مسئول دفتر، مدیریت نمودن کارهای مختلف در زمان مشخص، یک اصل کلیدی خواهد بود. همچنین برای فعالیت در شغل منشی، بهتر است با چارت سازمانی و عناوین شغلی مختلف در سازمان آشنا باشید.

این در حالی است که آشنایی با اصول نامه‌نگاری و نحوه انجام مکاتبات اداری، می‌تواند شما را یک گام به استخدام شدن در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ نزدیک نماید. درنهایت بهتر است با شرکت در دوره‌های آموزش منشی گری و دریافت گواهینامه‌های مرتبط با این حوزه کاری، نسبت به یادگیری مفاهیم و اصطلاحات موجود در این فرصت شغلی اقدام نمایید.

بازار کار و درآمد شغل منشی

شغل منشی و مسئول دفتر را می‌توان جزء مشاغلی دانست که همواره بازار کار مناسبی برای کارجویان خانم و آقا دارا است. شرکت‌های معتبری مانند خوشگوار، گروه صنعتی طبیعت ماکان، شرکت بورس کالای ایران، تک ماکارون، نامی نو و شرکت ارتباطات مبین نت، تنها برخی از شرکت‌هایی هستند که به استخدام منشی و مسئول دفتر مدیرعامل نیاز دارند.

خوب است بدانید که متوسط حقوق و دستمزد یک منشی در شهر تهران در سال 1402، مبلغی به‌اندازه 9.8 میلیون تومان در ماه اعلام شده است. به شکلی که این میزان از حقوق و دستمزد در شغل منشی، با یک افزایش 34 درصدی نسبت به سال 1401 همراه بوده است.

بااین‌حال میزان درآمد نیروهای کاری در مشاغل منشی و مسئول دفتر در سایر شهرهای بزرگ، مبلغی متفاوت از میزان درآمد اعلام‌شده در شهر تهران است. یک منشی در سایر شهرهای بزرگ، متوسط حقوق و دستمزد خود را برای سال 1402، مبلغی به‌اندازه 8.4 میلیون تومان در ماه اعلام کرده است. همچنین بررسی‌ها نشان می‌دهد که میزان درآمد یک منشی در شهرهای کوچک، مبلغی به‌اندازه 8.4 میلیون تومان در ماه است.

جمع‌بندی

آشنایی با اصول منشی گری مدرن و حرفه‌ای، می‌تواند شانس کاریابی را در شغل منشی یا مسئول دفتر افزایش دهد. به شکلی که کارجویان بهتر است در کنار تقویت مهارت‌هایی مانند توانایی تایپ کردن و آشنایی به زبان انگلیسی، نسبت به یادگیری اصطلاحات منشی‌گری و اصول نامه‌نگاری اداری اقدام نمایند.

در این مقاله ضمن معرفی شغل منشی‌گری، به برخی از مهارت‌های لازم برای فعالیت در این حوزه اشاره کردیم. همچنین با بررسی بازار کار شغل منشی و مسئول دفتر، به متوسط حقوق و دستمزد یک منشی در سال 1402 نگاهی انداختیم.