چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

در زمان های نه چندان دور، ردیابی و رسیدگی به امور مالی به صورت دستی یا نهایتا با استفاده از ابزارهای نرم افزاری بسیار ساده انجام می شد ولی با رشد کسب و کار، انجام دستی این امور تقریباً غیر ممکن می شود. استفاده از یک نرم افزار حسابداری پیشرفته در چنین شرایطی یک ضرورت به حساب می آید.

یک نرم افزار حسابداری، ثبت و دسته بندی تراکنش های مالی، مدیریت حقوق و دستمزد، گزارش های پیشرفته و بسیاری قابلیت های دیگر را شامل می شود. انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری در دسترس کسب و کارها وجود دارد که با توجه به شرایط شرکت می توان از نرم افزارهایی با قابلیت های متفاوت استفاده کرد. یکی از دغدغه هایی که برخی استارت آپ ها در استفاده از این گونه نرم افزارها دارند، پیچیدگی های استفاده از نرم افزار است و تصور می شود که فقط حرفه ای ها باید از آنها استفاده کنند، در حالیکه یک نرم افزار حسابداری خوب و مناسب باید به گونه ای طراحی شده باشد که علاوه بر کارایی بالا، دارای قابلیت استفاده آسان نیز باشد تا در عین راحتی، باعث افزایش سرعت و دقت محاسبات شود. در آدرس www.pishgamansoft.ir/accounting-software می توانید مشخصات یک نرم افزار حسابداری جامع را ببینید.

خب شاید زمان آن رسیده که به سوال چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم، پاسخ دهیم. با ما همراه باشید تا برخی از دلایل را ذکر کنیم.

1. باعث صرفه جویی در زمان می شود: با خرید یک نرم افزار حسابداری و راه اندازی آن در مجموعه، صرفه جویی زیادی در زمان و هزینه خواهد شد. با مدیریت خودکار فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار در مقایسه با حسابداری دستی، صرفه‌جویی زیادی در ساعات کار در هفته می‌شود. به عنوان مثال، اگر قبلا به صورت دستی محاسبات را انجام می دادید، حالا  یک نرم‌افزار حسابداری به‌طور خودکار تمامی این فعالیت ها را انجام می دهد.

2. گزارشاتی دقیق تولید می کند: تصور کنید اطلاعات را به صورت دستی ذخیره کنید و حال بخواهید یک گزارش از آنها تهیه کنید. مسلما کاری زمان بر و مشکل خواهد بود. ولی با استفاده از یک نرم افزار حسابداری با کلیک روی یک دکمه، می توانید صورت درآمد، ترازنامه و صورت جریان نقدی یا اطلاعات کلیدی مانند درآمد و هزینه های ماه، سه ماه یا سال را نشان دهید. حتی اگر نیازهای گزارش‌گیری خاص‌تری دارید، می‌توانید گزارش‌ها را با فیلتر کردن داده‌ها یا اضافه کردن جزئیات بیشتر سفارشی کنید.

3. داده های مالی را همگام می کند: اگر داده‌های مالی خود را در بسترهای متفاوتی ذخیره داشته باشید، هنگام استفاده از آنها زمان زیادی را از دست خواهید داد. در حالیکه با استفاده از یک نرم افزار حسابداری جامع می توانید تمام این داده ها را همگام‌سازی کنید. بنابراین نیازی به دانلود اطلاعات مالی از هر منبع جداگانه و صرف زمان برای ورود داده‌ها برای جمع‌آوری سوابق مالی کامل ندارید.

 4. دید دقیقی ارائه می دهد: اگر نمودار حساب های شما به درستی تنظیم شده باشد، می توانید از نرم افزار حسابداری برای پیگیری تراکنش های خود بر اساس بخش ها، پروژه ها، مکان ها یا... استفاده کنید. این موضوع تصویر واضحی از درآمد شما و حوزه های هزینه شما می دهد و به شما کمک می کند تا گزارش های خاص تری تهیه کنید و تصمیمات استراتژیک بگیرید.

5. خطاهای انسانی را کاهش می دهد: یکی از چالش های اساسی در مسائل مالی خطاهای موجود در این حوزه است. وجود اعداد و ارقام زیاد و پیچیده ممکن است باعث خطای انسانی شده و محاسبات غلط شده و در نتیجه تصمیم گیری های اشتباه رخ دهد. نرم افزار حسابداری بسیاری از فعالیت ها را خودکار می کند و محاسبات را با دقت و سرعت بالا انجام می دهد. در نتیجه در صورتی که اطلاعات ورودی صحیح باشد، مطمئن هستید که محاسبات و گزارشات دقیق بوده و قابل اطمینان هستند.

موارد بالا فقط چند نمونه از دلایل بیشمار برای استفاده از تکنولوژی های نرم افزاری در کسب و کارها است. مواردی همچون افزایش اعتماد به داده ها، کاهش هزینه ها، افزایش امنیت داده ها و... صاحبان مشاغل را متقاعد می کند که برای پیشرفت در کسب و کار خود از چنین سیستم های نرم افزاری استفاده کنند.